ĐIỀU KIỆN ĐỂ NỘI QUY LAO ĐỘNG CÓ HIỆU LỰC

Để xây dựng nội quy lao động trong doanh nghiệp cần lưu ý những gì? Các nội dung nào cần phải có trong nội quy lao động? Điều kiện nào để nội quy lao động trong doanh nghiệp có hiệu lực và được sử dụng hợp pháp? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp các thông tin cho bạn.

I. NỘI QUY LAO ĐỘNG LÀ GÌ?

Căn cứ Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019, nội quy lao động được hiểu là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, trong đó, quy định các vấn đề như: các quy tắc xử sự mà người lao động có trách nhiệm bắt buộc phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động; các hành vi kỷ luật lao động, cách thức xử lý và trách nhiệm vật chất.

Việc ban hành nội quy lao động của người sử dụng lao động là bắt buộc, trong đó: nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

II. ĐIỀU KIỆN NỘI QUY LAO ĐỘNG CÓ HIỆU LỰC

1. Điều kiện được xây dựng nội quy lao động

Theo quy định tại khoản 1 Điều 118 Bộ luật lao động 2019: “Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.”

Như vậy, đơn vị sử dụng lao động từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải xây dựng nội quy lao động. Đối với những đơn vị sử dụng lao động dưới 10 người lao động thì không nhất thiết phải có nội quy lao động bằng văn bản, nhưng vẫn phải có cơ chế xây dựng nội quy trong công ty.

Không khó để lý giải việc đơn vị sử dụng lao động có nghĩa vụ xây dựng nội quy lao động nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên, đó là bởi khi quy mô lao động càng lớn, quá trình vận hành quản lý sẽ càng phức tạp và điều này đòi hỏi cần có một nội quy ghi nhận rõ ràng các quy tắc, yêu cầu làm việc thống nhất cho người lao động.

2. Thẩm quyền ban hành nội quy lao động

Theo Điều 118, người sử dụng lao động có thẩm quyền ban hành nội quy lao động trong công ty. Tuy nhiên trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

3. Hình thức nội quy lao động

Căn cứ khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019, hình thức của nội quy lao động được quy định phụ thuộc vào quy mô, số lượng lao động, cụ thể:

• Doanh nghiệp có 10 người lao động trở lên: phải bằng văn bản;
• Doanh nghiệp có dưới 10 người lao động: không nhất thiết bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

4. Nội dung nội quy lao động

Theo quy định tại khoản 2 Điều 118 Bộ luật lao động 2019 và hướng dẫn tại Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

– Thứ nhất: Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi

Quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;

– Thứ hai: Trật tự tại nơi làm việc

Quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;

– Thứ ba: An toàn lao động, vệ sinh lao động ở nơi làm việc

Trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;

– Thứ tư: Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc

Người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

– Thứ năm: Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động

Quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;

– Thứ sáu: Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động

Quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động;

– Thứ bảy: Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động

Quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm

– Thứ tám: Trách nhiệm vật chất

Quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;

– Thứ chín:  Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động

Người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Mặc dù người sử dụng lao động được pháp luật thừa nhận toàn quyền ban hành nội quy lao động nhưng để tránh tình trạng lạm quyền dẫn đến việc xâm phạm quyền lợi hợp pháp của người lao động thì pháp luật cũng đặt ra những giới hạn trong nội dung của nội quy lao động. Theo đó, người sử dụng lao động phải xây dựng nội quy đảm bảo nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định khác của pháp luật có liên quan.

5. Thông báo và niêm yết nội quy lao động

Căn cứ khoản 4 Điều 118 Bộ luật Lao động, do tính chất đặc thù của nội quy lao động là để người lao động biết và thực hiện nghiêm túc, nên nội quy lao động phải được thông báo tới toàn thể người lao động, đồng thời phải niêm yết tại một số nơi cần thiết tại nơi làm việc.

6. Đăng ký nội quy lao động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Căn cứ Điều 119 Bộ luật Lao động năm 2019, trường hợp người sử dụng lao động sử dụng 10 người lao động trở lên phải tiến hành đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, cụ thể như sau:

• Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký: trong 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động;
• Thời hạn giải quyết: trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký.

Lưu ý: Trong trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động, người sử dụng lao động có thể ban hành nội quy lao động bằng lời nói và theo quy định của pháp luật hiện hành, nội quy lao động bằng lời nói không phải đăng ký với cơ quan nhà nước. Bởi vì chỉ có nội quy lao động bằng văn bản thì mới có thể đăng ký với cơ quan nhà nước theo thủ tục quy định. Vì vậy người sử dụng lao động sẽ không có nghĩa vụ đăng ký nôị quy lao động nếu được ban hành bằng lời nói.

III. HIỆU LỰC CỦA NỘI QUY LAO ĐỘNG

Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 119 của Bộ luật lao động nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

Khi không đáp ứng một trong các điều kiện liên quan đến nội quy lao động, thì nội quy lao động sẽ không được coi là có hiệu lực.

Do vậy, người sử dụng lao động không thể căn cứ vào nội quy lao động đó để quản lý người lao động cũng như không thể tiến hành kỷ luật hay áp dụng cách thức xử lý và trách nhiệm vật chất đối với người lao động.

Để tránh trường hợp trên, người sử dụng lao động cần nắm rõ các điều kiện để nội quy lao động có hiệu lực, sửa đổi các nội dung không phù hợp, tiến hành ban hành, đăng ký theo quy định của pháp luật.

IV. CÁC LƯU Ý KHÁC KHI BAN HÀNH NỘI QUY LAO ĐỘNG

• Khi xây dựng nội quy, người sử dụng lao động cần căn cứ dựa trên điều kiện hoàn cảnh của đơn vị mình, đặc biệt cần xem xét kỹ để các nội dung không bị trái với quy định của pháp luật.
• Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
• Người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký đúng thời hạn và đầy đủ các loại tài liệu theo quy định của pháp luật lao động.
• Nội quy sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

Quý khách hàng có thể liên hệ tới LUẬT SUNNY, hotline: 0922.54.33.88 để được luật sư tư vấn miễn phí về nội quy . Ngoài ra, LUẬT SUNNY còn cung cấp các dịch vụ khách liên quan đến nội quy lao động trong doanh nghiệp như:  Rà soát, tư vấn chuyên sâu nội quy, tư vấn xây dựng bộ nội quy cho doanh nghiệp, thực hiện thủ tục đăng ký nội quy trên cơ quan nhà nước có thẩm quyền,…