I. HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ LÀ GÌ?

Hợp pháp hóa lãnh sự là việc Bộ Ngoại giao, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam hoặc cơ quan khác ở nước ngoài được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự chứng nhận chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài lập, cấp hoặc xác nhận để sử dụng ở Việt Nam.

Những giấy tờ của nước ngoài để được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam yêu cầu phải được cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam chứng nhận, thông qua con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đó. Hình thức này được gọi là hợp pháp hóa lãnh sự.

Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Như vậy:

• Mục đích chính của việc chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự là xác nhận giá trị của một văn bản do Việt Nam hoặc nước ngoài cấp.
• Việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

II. NỘP HỒ SƠ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ Ở ĐÂU?

1. Tại Việt Nam

Các cơ quan sau có thẩm quyền chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự trong nước:

• Cục lãnh sự Bộ ngoại giao Việt Nam
• Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh
• 29 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cũng được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Tại nước ngoài

Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài là cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài. Cụ thể:

• Đại sứ quán/ lãnh sự quán nước ngoài tại Việt Nam
• Cơ quan ngoại giao tại nước sở tại

Nhiều thủ tục hành chính tại Việt Nam yêu cầu hồ sơ cấp tại nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm:

– Xin giấy phép lao động cho người nước ngoài

– Hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn với người nước ngoài tại Việt Nam

– Hoàn thiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam

– Người nước ngoài xin nhận con nuôi tại Việt Nam

– Người nước ngoài đăng ký hộ tịch tại Việt Nam

III. LỆ PHÍ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ, CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ

Lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự được quy định trong thông tư 157/2016/TT-BTC, cụ thể như sau:

• Phí hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 đồng/bản/lần
• Phí chứng nhận lãnh sự: 30.000 đồng/bản/lần
• Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu: 5.000 đồng/bản/lần.
• Phí gửi và nhận hồ sơ qua bưu điện (nếu có): Theo quy định của dịch vụ bưu chính

Lưu ý:

• Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự được thu bằng đồng Việt Nam (VNĐ)
• Lệ phí nộp cùng lúc với nộp hồ sơ và biên lai thu phí được trả khi nhận kết quả.
• Để sử dụng giấy tờ tài liệu nước ngoài tại Việt Nam, bạn cần thêm bước chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của nước đó. Để sử dụng tài liệu giấy tờ Việt Nam tại nước ngoài, bạn cần thêm bước hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền của nước đó. Mức phí sẽ quy định khác nhau theo từng quốc gia.
• Có một số giấy tờ tài liệu không thu lệ phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

IV. HỒ SƠ THỰC HIỆN THỦ TỤC HỢP PHÁP LÃNH SỰ

1. Thủ tục, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao để được công nhận, sử dụng đi nước ngoài.

Các loại giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài:

• 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (Có thể in từ Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự – Bộ Ngoại giao: lanhsuvietnam.gov.vn).
• Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện.
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
• 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
• Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

2. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam, gồm:

• 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
• Bản chính giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp; hoặc 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện. Giấy tờ này không cần phải chứng thực.
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận).
• 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
• 01 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu.
• 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

Lưu ý khi chuẩn bị giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự:

• Giấy tờ có từ 02 tờ trở lên phải có dấu giáp lai giữa các tờ.
• Giấy tờ của nước ngoài cần được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chứng nhận (đại diện ngoại giao, lãnh sự, hoặc cơ quan được ủy quyền khác) trước khi được phía Việt Nam hợp pháp hóa lãnh sự để được sử dụng tại Việt Nam.
• Giấy tờ không bị rách, tẩy xóa, làm giả mạo hay có mục đích không chính đáng.

V. CÁC BƯỚC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

1. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để được công nhận, sử dụng đi nước ngoài

Bước 1: Dịch thuật công chứng tài liệu Việt Nam cần hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Anh hoặc tiếng quốc gia nơi văn bản cần sử dụng

Bước 2: Xin chứng nhân lãnh sự của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam

Mang hồ sơ đã chuẩn bị theo mục Hồ Sơ nêu trên kèm bản dịch đến:

• Cục lãnh sự – Bộ Ngoại Giao Việt Nam
• Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài (áp dụng trường hợp văn bản này không có sẵn ở Việt Nam)

Sau khi đã chứng nhận lãnh sự, bạn có thể trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ làm thủ tục hợp pháp hóa.

Bước 3: Xin xác nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của quốc gia nước nơi tài liệu được sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự

Mang hồ sơ kèm theo giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự ở trên tới cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của quốc gia nơi giấy tờ đó được sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự.

Tuy theo quốc gia mà cơ quan đó có thể là:

• Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành, hoặc
• Bộ phận ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự đặt ở Việt Nam.

2. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài để được công nhận, sử dụng tại Việt Nam

Bước 1: Chứng thực giấy tờ, tài liệu cấp tại nước ngoài tại cơ quan công chứng có thẩm quyền của nước nơi các văn bản đã được ban hành.

Bước 2: Xin chứng nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước nơi các văn bản đã được ban hành

Mang tài liệu cấp tại nước ngoài đã được công chứng đến chứng thực tại:

• Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi văn bản đã được ban hành, hoặc
• Bộ phận ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự đặt ở Việt Nam (áp dụng với trường hợp văn bản này đã hoàn thành bước 1 có sẵn tại Việt Nam).

Bước 3: Xin chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại Việt Nam

• Chuẩn bị bộ hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại mục hồ sơ nêu trên.
• Mang bộ hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự.

Bước 4: Dịch thuật công chứng tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự ra tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam

VI. TẠI SAO LỰA CHỌN DỊCH VỤ LUẬT SUNNY?

Các chuyên viên của LUẬT SUNNY có chuyên môn sâu và kinh nghiệm trong việc tư vấn giải quyết các hồ sơ thủ tục lãnh sự. LUẬT SUNNY có thể tư vấn khách hàng giải quyết các vấn đề pháp lý liên quan đến chứng thực lãnh sự một cách nhanh chóng và hiệu quả.

• Thủ tục chuyên nghiệp: Đội ngũ tư vấn và chuyên gia tư vấn của chúng tôi có kinh nghiệm triển khai. Chúng tôi tư vấn bạn với bí quyết vững chắc với thủ tục chứng thực lãnh sự, khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm sau khi hoàn thành các thủ tục pháp lý. 
• Đúng hạn: Luôn luôn tư vấn cho khách hàng thủ tục nhanh gọn để đảm bảo rằng các hồ sơ, giấy tờ hoàn thành đúng thời hạn.
• Bảo mật dữ liệu khách hàng: Tất cả dữ liệu cá nhân của khách hàng Luật Huy Hoàng được bảo mật 100%.

VII. CÁC GIẤY TỜ CẦN PHẢI HỢP PHÁP LÃNH SỰ

Tham khảo thêm:

• Dịch vụ cấp Giấy phép hoạt động trung tâm du học
• Dịch vụ cấp Giấy phép lao động
• Dịch vụ cấp Giấy phép công bố lưu hành mỹ phẩm