Điều kiện và quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu 2024

Khi sống ở chung cư, hội nghị nhà chung cư lần đầu là một trong những cuộc họp mà cư dân phải tham gia. Vậy tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu thế nào? Để tìm hiểu rõ quy định về hội nghị nhà chung cư lần đầu, mời các bạn cùng theo dõi bài viết dưới đây.

1. Hội nghị nhà chung cư là gì?

Theo quy định tại Điều 14 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư, ban hành kèm theo Thông tư 05/2024/TT-BXD, hội nghị nhà chung cư được quy định như sau:

“1. Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì Hội nghị nhà chung cư là hội nghị của chủ sở hữu nhà chung cư và người sử dụng nhà chung cư.
2. Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì Hội nghị nhà chung cư là hội nghị của các chủ sở hữu hoặc người sử dụng nếu chủ sở hữu không tham dự và có văn bản ủy quyền có chữ ký xác nhận của chủ sở hữu này (bao gồm cả trường hợp đã nhận bàn giao căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư nhưng chưa thanh toán hết tiền cho chủ đầu tư, trừ trường hợp thuộc diện chấm dứt hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ).
3. Hội nghị nhà chung cư có quyền quyết định các nội dung liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư theo quy định tại khoản 3 hoặc khoản 4 Điều 145 của Luật Nhà ở và quy định tại Quy chế này. Các quyết định của Hội nghị nhà chung cư phải lập thành biên bản có chữ ký của các thành viên chủ trì hội nghị và thư ký Hội nghị nhà chung cư.”

Có thể khái quát hội nghị nhà chung cư là hội nghị của đại diện chủ sở hữu nhà chung cư và người sử dụng trực tiếp nhà chung cư, quyết định những công việc liên quan đến hoạt động quản lý, sử dụng nhà chung cư theo quy định của pháp luật.

2. Điều kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu?

Khoản 1 Điều 15 Thông tư 05/2024/TT-BXD quy định về điều kiện tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu gồm:

Điều kiện tổ chức

– Hội nghị của tòa nhà chung cư phải được tổ chức trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày nhà chung cư đó được bàn giao đưa vào sử dụng và có tối thiểu 50% số căn hộ đã được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán, không cho thuê mua hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua).

Trường hợp quá thời hạn quy định tại điểm này mà tòa nhà chung cư chưa có đủ 50% số căn hộ được bàn giao thì Hội nghị nhà chung cư được tổ chức sau khi có đủ 50% số căn hộ được bàn giao;

Điều kiện về số người tham gia

– Đối với Hội nghị của tòa nhà chung cư thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự.

Trường hợp không đủ số người tham dự quy định tại điểm này thì trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày tổ chức họp hội nghị được ghi trong thông báo mời họp, chủ đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu căn hộ có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư tổ chức Hội nghị nhà chung cư;

Như vậy, cần phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên để hội nghị nhà chung cư lần đầu được tổ chức đúng quy định.

3. Quy trình tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu

Quy trình được quy định cụ thể tại khoản 3 Điều 15 Thông tư 05/2024/TT-BXD như sau:

Đối tượng tham gia

– Chủ đầu tư hoặc đại diện chủ đầu tư hoặc đại diện của Uỷ ban nhân dân cấp xã (nếu do Uỷ ban nhân dân cấp xã tổ chức hội nghị).

– Chủ sở hữu căn hộ chung cư. Nếu chủ sở hữu không có mặt thì người đang sử dụng căn hộ chung cư. Trường hợp ủy quyền thì phải có văn bản ủy quyền của chủ sở hữu căn hộ

Nội dung cần chuẩn bị

– Dự thảo quy chế họp hội nghị nhà chung cư lần đầu.

– Những đề xuất sửa đổi, bổ sung dự kiến sẽ trình bày trong hội nghị về nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư (nếu có).

– Quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư (dự thảo) và đề xuất danh sách cũng như số lượng thành vien Bản quản trị…

– Một số đề xuất khác như: Các đề xuất khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư cần báo cáo để Hội nghị nhà chung cư lần đầu thông qua…

Những công việc phải thực hiện

Chủ đầu tư phải thực hiện các công việc sau trong hội nghị nhà chung cư:

– Họp trù bị để chuẩn bị nội dung hội nghị nhà chung cư chính thức (nếu có).

– Thông báo thời gian, địa điểm và các nội dung sẽ họp trong hội nghị.

– Kiểm tra, xác định tư cách đại diện chủ sở hữu của các căn hộ tham dự hội nghị.

– Thông báo giá dịch vụ phải trả cho các chủ sở hữu hoặc sử dụng căn hộ như phí bể bơi, phòng tập, siêu thị, các loại dịch vụ khác…

Nội dung quyết định của hội nghị nhà chung cư lần đầu

– Quy chế họp Hội nghị nhà chung cư (bao gồm họp lần đầu, họp thường niên và họp bất thường);

– Quy chế bầu Ban quản trị, tên gọi của Ban quản trị, số lượng thành viên Ban quản trị, danh sách thành viên Ban quản trị, Trưởng ban, Phó ban quản trị…

– Kế hoạch bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư cho các thành viên Ban quản trị;

– Sửa đổi, bổ sung Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư (nếu có);

– Các khoản kinh phí mà chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư phải đóng góp trong quá trình sử dụng nhà chung cư;

– Tỷ lệ số lượng chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư tham dự Hội nghị nhà chung cư thường niên trong trường hợp có ít hơn 30% số đại diện chủ sở hữu tham dự

– Hình thức lựa chọn đơn vị bảo trì, các hạng mục bảo trì cần giám sát, phương thức thanh toán kinh phí thực hiện bảo trì, trừ trường hợp bảo trì đột xuất phát sinh không trong thời gian tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên hoặc không tổ chức Hội nghị nhà chung cư bất thường;

– Các nội dung khác phải thông qua Hội nghị nhà chung cư theo quy định của Quy chế này hoặc các nội dung khác có liên quan đến quản lý vận hành nhà chung cư…

Liên hệ Công ty luật SUNNY  để được tư vấn thêm về những quy định liên quan đến hội nghị nhà chung cư mới nhất.