Hướng Dẫn Thủ Tục Cấp Lại Giấy Phép Lao Động Cho Người Nước Ngoài Theo Quy Định Mới Nhất

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam, việc quản lý và sử dụng lao động là công dân nước ngoài đòi hỏi các doanh nghiệp, tổ chức phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành. Giấy phép lao động (Work Permit) là văn bản pháp lý tối quan trọng chứng minh tính hợp pháp của lao động nước ngoài tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít trường hợp Giấy phép lao động bị mất, hư hỏng hoặc thông tin trên giấy phép có sự thay đổi so với thực tế.

Bài viết dưới đây của Công ty Luật TNHH Sunny sẽ phân tích chi tiết quy định về điều kiện, thành phần hồ sơ, quy trình thực hiện và thời hạn cấp lại Giấy phép lao động cho người nước ngoài căn cứ theo các quy định mới nhất hiện nay.

Các Trường Hợp Phải Làm Thủ Tục Cấp Lại Giấy Phép Lao Động

Căn cứ theo quy định tại Điều 23 Nghị định 219/2025/NĐ-CP (có hiệu lực thi hành từ ngày 07/08/2025), người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục đề nghị cấp lại Giấy phép lao động cho lao động nước ngoài khi thuộc một trong các trường hợp sau đây:

• Trường hợp 1: Giấy phép lao động vẫn còn thời hạn hiệu lực nhưng bị mất.
• Trường hợp 2: Giấy phép lao động vẫn còn thời hạn hiệu lực nhưng bị hư hỏng, rách, mờ chữ hoặc rách nát không thể tiếp tục sử dụng.
• Trường hợp 3: Thay đổi một trong các nội dung thông tin nhân thân hoặc tổ chức ghi trên Giấy phép lao động còn thời hạn, bao gồm:
  • Họ và tên của người lao động nước ngoài;
  • Quốc tịch của người lao động nước ngoài;
  • Số hộ chiếu (Passport number) của người lao động nước ngoài;
  • Thay đổi tên gọi của người sử dụng lao động (doanh nghiệp/tổ chức) nhưng không làm thay đổi mã số định danh (mã số doanh nghiệp/mã số thuế) của người sử dụng lao động.

Lưu ý quan trọng: Nếu doanh nghiệp thay đổi cả mã số thuế/mã số doanh nghiệp hoặc thay đổi vị trí công việc, chức danh làm việc, địa điểm làm việc… thì đây không thuộc trường hợp cấp lại Giấy phép lao động mà có thể phải thực hiện thủ tục cấp mới hoặc giải trình lại nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tùy từng tình huống cụ thể.

Thành Phần Hồ Sơ Đề Nghị Cấp Lại Giấy Phép Lao Động

Theo Điều 24 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, để làm thủ tục cấp lại Giấy phép lao động, người sử dụng lao động cần chuẩn bị đầy đủ 01 bộ hồ sơ bao gồm các loại giấy tờ pháp lý sau:

Trình Tự, Thủ Tục Cấp Lại Giấy Phép Lao Động Chi Tiết

Thủ tục cấp lại Giấy phép lao động cho người nước ngoài theo quy định tại Điều 25 Nghị định 219/2025/NĐ-CP được tiến hành thông qua cơ chế một cửa liên thông với quy trình 02 bước cụ thể như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị cấp lại

Người sử dụng lao động có thể lựa chọn một trong các phương thức linh hoạt sau để gửi bộ hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy phép lao động đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang thực hiện công việc:

• Nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh/thành phố;
• Nộp hồ sơ thông qua Dịch vụ bưu chính công ích (gửi qua bưu điện);
• Thông qua việc thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân cung cấp dịch vụ pháp lý;
• Nộp thông qua người đại diện được ủy quyền hợp pháp theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Tiếp nhận, chuyển giao và giải quyết hồ sơ

• Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ ban đầu và chuyển hồ sơ đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp lại Giấy phép lao động (Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc cơ quan chuyên môn được phân cấp/ủy quyền) thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống một cửa liên thông.
• Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định, cơ quan có thẩm quyền tiến hành xem xét và cấp lại Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.
• Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện hoặc từ chối cấp lại Giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền phải ra văn bản trả lời chính thức và nêu rõ lý do từ chối.

Những Lưu Ý Pháp Lý Doanh Nghiệp Cần Nắm Rõ Khi Cấp Lại Giấy Phép Lao Động

Để đảm bảo tiến độ cấp lại Giấy phép lao động diễn ra suôn sẻ, không gián đoạn quá trình làm việc của nhân sự nước ngoài, Công ty Luật TNHH Sunny khuyến nghị doanh nghiệp lưu ý một số điểm sau:

• Rà soát thời hạn của Hộ chiếu: Thời hạn của Giấy phép lao động được cấp lại phụ thuộc vào thời hạn hộ chiếu của người lao động. Nếu hộ chiếu sắp hết hạn, người lao động nên đổi hộ chiếu mới trước khi thực hiện thủ tục xin đổi thông tin hộ chiếu trên Giấy phép lao động.
• Yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự: Mọi giấy tờ do nước ngoài cấp chứng minh việc thay đổi tên, quốc tịch hay hộ chiếu phải được Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài hoặc Bộ Ngoại giao Việt Nam, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế.
• Tuân thủ thời gian nộp hồ sơ: Ngay khi phát hiện Giấy phép lao động bị mất, hỏng hoặc có sự thay đổi thông tin, doanh nghiệp nên chuẩn bị và nộp hồ sơ sớm để tránh rủi ro bị cơ quan thanh tra lao động kiểm tra trong thời gian chưa cập nhật lại giấy phép.

Dịch Vụ Tư Vấn Và Thực Hiện Thủ Tục Giấy Phép Lao Động Trọn Gói – Công Ty Luật TNHH Sunny

Thủ tục cấp lại Giấy phép lao động cho người nước ngoài đòi hỏi việc kiểm tra chính xác tính hợp lệ của các văn bản pháp lý và tuân thủ đúng biểu mẫu quy định. Với đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn lao động và đầu tư nước ngoài, Công ty Luật TNHH Sunny sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp:

• Tư vấn chi tiết các điều kiện và trình tự cấp lại, cấp mới, gia hạn Giấy phép lao động;
• Rà soát, kiểm tra tính pháp lý của toàn bộ hồ sơ hiện có;
• Hỗ trợ thực hiện dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài;
• Soạn thảo chính xác các biểu mẫu văn bản theo quy định của Nghị định 219/2025/NĐ-CP;
• Đại diện doanh nghiệp thực hiện nộp và nhận kết quả tại Trung tâm Phục vụ hành chính công.

Rất hân hạnh được đồng hành và cung cấp giải pháp pháp lý toàn diện cho Quý doanh nghiệp!