Hồ Sơ, Thủ Tục Cấp Giấy Chứng Nhận Quyền Sử Dụng Đất Đối Với Đất Không Có Giấy Tờ

Hồ Sơ, Thủ Tục Cấp Giấy Chứng Nhận Quyền Sử Dụng Đất Đối Với Đất Không Có Giấy Tờ. Việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ) đối với những thửa đất chưa có giấy tờ là một trong những thủ tục pháp lý phức tạp, đòi hỏi người sử dụng đất phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật hiện hành. Trong nhiều trường hợp, người dân đã sử dụng đất ổn định từ lâu nhưng không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, gây khó khăn trong quá trình xin cấp sổ đỏ. Bài viết dưới đây, hãy cùng Luật Sunny tìm hiểu vấn đề này.

1. Điều kiện cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với đất không có giấy tờ

1.1 Đất không có giấy tờ là gì?

Đất không có giấy tờ là đất mà người dân đang sử dụng không có một trong những loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại Điều 137 Luật Đất đai 2024 và Điều 28 Nghị định 101/2024/NĐ-CP dưới đây:

– Những giấy tờ về quyền được sử dụng đất do cơ quan có thẩm quyền cấp trong quá trình thực hiện chính sách đất đai của Nhà nước Việt Nam dân chủ Cộng hòa, Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

– Một trong các giấy tờ về quyền sử dụng đất do cơ quan có thẩm quyền thuộc chế độ cũ cấp cho người sử dụng đất, gồm:

• Bằng khoán điền thổ;
• Văn tự đoạn mãi bất động sản có chứng nhận của cơ quan thuộc chế độ cũ;
• Văn tự mua bán nhà ở, tặng cho nhà ở, đổi nhà ở, thừa kế nhà ở mà gắn liền với đất ở có chứng nhận của cơ quan thuộc chế độ cũ;
• Bản di chúc hoặc giấy thỏa thuận tương phân di sản về nhà ở được cơ quan thuộc chế độ cũ chứng nhận;
• Giấy phép cho xây cất nhà ở;
• Giấy phép hợp thức hóa kiến trúc của cơ quan thuộc chế độ cũ cấp;
• Bản án của Tòa án thuộc chế độ cũ đã có hiệu lực thi hành.

– Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất tạm thời được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp hoặc có tên trong Sổ đăng ký ruộng đất, Sổ địa chính;

– Giấy tờ chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán nhà ở gắn liền với đất ở trước ngày 15/10/1993 được UBND cấp xã xác nhận là đã sử dụng trước ngày 15/10/1993;

– Sổ mục kê, sổ kiến điền lập trước ngày 18/12/1980 mà có tên người sử dụng đất;

– Một trong các giấy tờ được lập trong quá trình thực hiện đăng ký ruộng đất theo Chỉ thị số 299-TTg ngày 10/11/1980:

• Biên bản xét duyệt của Hội đồng đăng ký ruộng đất cấp xã xác định người đang sử dụng đất là hợp pháp;
• Bản tổng hợp các trường hợp sử dụng đất hợp pháp do UBND cấp xã/Hội đồng đăng ký ruộng đất cấp xã/cơ quan quản lý đất đai cấp huyện, cấp tỉnh lập;
• Đơn xin đăng ký quyền sử dụng ruộng đất;
• Giấy tờ về việc chứng nhận đã đăng ký quyền sử dụng đất của UBND cấp xã, cấp huyện/cấp tỉnh cấp cho người sử dụng đất.

– Giấy tờ về việc kê khai, đăng ký nhà cửa được Ủy ban nhân dân cấp xã, cấp huyện hoặc cấp tỉnh xác nhận mà trong đó có ghi diện tích đất có nhà;

– Giấy tờ của đơn vị quốc phòng giao đất cho cán bộ, chiến sỹ làm nhà ở theo Chỉ thị số 282/CT-QP ngày 11/7/1991 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng mà việc giao đất đó phù hợp với quy hoạch sử dụng đất làm nhà ở của cán bộ, chiến sỹ trong quy hoạch đất quốc phòng đã được phê duyệt tại thời điểm giao đất;

– Dự án/danh sách/văn bản về việc di dân đi xây dựng khu kinh tế mới, di dân tái định cư được UBND cấp huyện, cấp tỉnh/cơ quan có thẩm quyển phê duyệt mà có tên người sử dụng đất;

– Giấy tờ có nội dung về quyền sở hữu nhà ở, công trình; giấy tờ về việc xây dựng, sửa chữa nhà ở, công trình được UBND cấp huyện, cấp tỉnh/cơ quan quản lý nhà nước về nhà ở, xây dựng chứng nhận hoặc cho phép;

– Giấy tờ tạm giao đất của UBND cấp huyện, cấp tỉnh; Đơn đề nghị được sử dụng đất được UBND cấp xã, hợp tác xã nông nghiệp phê duyệt, chấp thuận trước ngày 01/7/1980 hoặc được UBND cấp huyện, cấp tỉnh phê duyệt, chấp thuận;

– Giấy tờ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc giao đất cho cơ quan, tổ chức để bố trí đất cho cán bộ, công nhân viên tự làm nhà ở/xây dựng nhà ở để phân cho cán bộ, công nhân viên bằng vốn không thuộc ngân sách nhà nước hoặc do cán bộ, công nhân viên tự đóng góp xây dựng;

– Giấy tờ khác về quyền sử dụng đất có trước ngày 15/10/1993 do UBND cấp tỉnh quy định phù hợp với thực tiễn của địa phương…

1.2 Điều kiện cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đối với đất không có giấy tờ

Căn cứ Điều 138 Luật Đất đai 2024, mặc dù đất không có giấy tờ về quyền sử dụng đất nhưng hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất vẫn được cấp Giấy chứng nhận nếu đủ điều kiện theo từng trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Sử dụng đất trước ngày 18/12/1980, nay được UBND cấp xã nơi có đất xác nhận không có tranh chấp thì được xem xét cấp Giấy chứng nhận như sau:

(i) Đối với thửa đất có nhà ở, nhà ở và công trình phục vụ cho đời sống, nếu diện tích đất bằng/lớn hơn hạn mức công nhận theo quy định thì diện tích đất ở được công nhận bằng hạn mức công nhận đất ở, người sử dụng đất không phải nộp tiền sử dụng đất.

Nếu diện tích đã xây dựng lớn hơn hạn mức được công nhận đất ở thì diện tích đất ở được công nhận theo diện tích thực tế đã được xây dựng nhà ở, công trình; trường hợp này phải nộp tiền sử dụng đất đối với diện tích vượt quá hạn mức công nhận tại thời điểm này.

(ii) Đối với thửa đất có nhà ở, nhà ở và công trình phục vụ cho đời sống nếu diện tích đất nhỏ hơn hạn mức công nhận đất ở thì diện tích đất ở được xác định là toàn bộ diện tích của thửa đất đó và không cần phải nộp tiền sử dụng đất.

(iii) Đối với thửa đất có sử dụng cho mục đích sản xuất, kinh doanh phi nông nghiệp, thương mại, dịch vụ thì việc công nhận đất cơ sở sản xuất phi nông nghiệp, đất thương mại, dịch vụ dựa theo diện tích thực tế đã sử dụng; Hình thức sử dụng đất được công nhận như đối với hình thức giao đất có thu tiền sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất: ổn định, lâu dài.

(iv) Đối với phần diện tích đất còn lại sau khi được xác định theo mục (i) và (iii) thì sẽ được xác định theo hiện trạng sử dụng đất.

• Nếu hiện trạng sử dụng là đất phi nông nghiệp không phải là đất ở thì sẽ được công nhận theo mục (iii).
• Nếu hiện trạng sử dụng là đất nông nghiệp thì sẽ được công nhận theo hình thức Nhà nước giao đất không thu tiền sử dụng đất
• Nếu người sử dụng đất có nhu cầu công nhận vào mục đích đất phi nông nghiệp mà phù hợp với quy hoạch sử dụng đất cấp huyện/quy hoạch chung/quy hoạch phân khu/quy hoạch xây dựng/quy hoạch nông thôn thì được công nhận vào mục đích đó, đồng thời phải nộp tiền sử dụng đất theo quy định.

Trường hợp 2: Sử dụng đất từ ngày 18/12/1980 đến trước ngày 15/10/1993, nay được UBND cấp xã nơi có đất xác nhận không có tranh chấp thì được xem xét cấp Giấy chứng nhận như sau:

(i) Đối với thửa đất có nhà ở, nhà ở và công trình phục vụ cho đời sống, nếu diện tích đất bằng/lớn hơn hạn mức công nhận đất ở thì diện tích đất ở được công nhận bằng hạn mức được công nhận đất ở, không phải nộp tiền sử dụng đất.

Nếu diện tích đã xây dựng lớn hơn hạn mức được công nhận đất ở thì diện tích đất ở được công nhận theo diện tích thực tế đã được xây dựng nhà ở, công trình; trường hợp này phải nộp tiền sử dụng đất đối với diện tích vượt quá hạn mức công nhận tại thời điểm này.

(ii) Đối với thửa đất có nhà ở, nhà ở và công trình phục vụ cho đời sống nếu diện tích đất nhỏ hơn hạn mức công nhận đất ở thì diện tích đất ở được xác định là toàn bộ diện tích của thửa đất đó và không cần phải nộp tiền sử dụng đất.

(iii) Đối với thửa đất có sử dụng cho mục đích sản xuất, kinh doanh phi nông nghiệp, thương mại, dịch vụ thì việc công nhận đất cơ sở sản xuất phi nông nghiệp, đất thương mại, dịch vụ dựa theo mục (iii) của trường hợp 1.

(iv) Đối với phần diện tích đất còn lại sau khi được xác định theo mục (i) và (iii) thì sẽ được xác định theo hiện trạng sử dụng đất.

• Nếu hiện trạng sử dụng là đất phi nông nghiệp không phải là đất ở thì sẽ được công nhận theo mục (iii).
• Nếu hiện trạng sử dụng là đất nông nghiệp thì sẽ được công nhận theo hình thức Nhà nước giao đất không thu tiền sử dụng đất.
• Nếu người sử dụng đất có nhu cầu công nhận vào mục đích đất phi nông nghiệp mà phù hợp với quy hoạch sử dụng đất cấp huyện/quy hoạch chung/quy hoạch phân khu/quy hoạch xây dựng/quy hoạch nông thôn thì được công nhận vào mục đích đó, đồng thời phải nộp tiền sử dụng đất theo quy định.

Trường hợp 3: Sử dụng đất từ ngày 15/10/1993 đến trước ngày 01/7/2014, nay được UBND cấp xã nơi có đất xác nhận không có tranh chấp thì được xem xét cấp Giấy chứng nhận như sau:

(i) Đối với thửa đất có nhà ở, nhà ở và công trình phục vụ cho đời sống, nếu diện tích đất bằng/lớn hơn hạn mức giao đất ở cho cá nhân tại nông thôn và đô thị thì diện tích đất ở được công nhận bằng hạn mức giao đất ở.

Trường hợp diện tích đã xây nhà ở, nhà ở và công trình phục vụ cho đời sống lớn hơn hạn mức được giao đất thì công nhận diện tích đất ở dựa theo diện tích thực tế đã xây dựng.

(ii) Đối với thửa đất có diện tích nhỏ hơn hạn mức giao đất ở thì toàn bộ diện tích đất được công nhận là đất ở.

(iii) Đối với thửa đất sử dụng cho mục đích sản xuất, kinh doanh phi nông nghiệp, thương mại và dịch vụ thì công nhận đất cơ sở sản xuất phi nông nghiệp, đất thương mại, dịch vụ dựa theo mục (iii) của trường hợp 1.

(iv) Đối với phần diện tích đất còn lại sau khi được xác định theo mục (i) và (iii) thì sẽ được xác định theo hiện trạng sử dụng đất.

• Nếu hiện trạng sử dụng là đất phi nông nghiệp không phải là đất ở thì sẽ được công nhận theo mục (iii).
• Nếu hiện trạng sử dụng là đất nông nghiệp thì sẽ được công nhận theo hình thức Nhà nước giao đất không thu tiền sử dụng đất.
• Nếu người sử dụng đất có nhu cầu công nhận vào mục đích đất phi nông nghiệp mà phù hợp với quy hoạch sử dụng đất cấp huyện/quy hoạch chung/quy hoạch phân khu/quy hoạch xây dựng/quy hoạch nông thôn thì được công nhận vào mục đích đó, đồng thời phải nộp tiền sử dụng đất theo quy định.

(v) Trong trường hợp này người sử dụng đất phải thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định.

Trường hợp 4: Thửa đất có nhiều hộ gia đình, cá nhân sử dụng chùng thì hạn mức đất ở theo trường hợp 1, 2, 3 nêu trên được tính bằng tổng hạn mức đất ở của các hộ gia đình, cá nhân đó.

Nếu 01 hộ, cá nhân sử dụng nhiều thửa đất có nhà ở, nhà ở và công trình phục vụ cho đời sống mà được UBND cấp xã nơi có đất xác nhận là đã sử dụng ổn định từ trước ngày 15/10/1993 thì hạn mức đất ở xác định theo trường hợp 1, 2, 3 đối với từng thửa đất đó.

Trường hợp 5: Hộ gia đình, cá nhân thuộc đối tượng được giao đất nông nghiệp đã sử dụng đất ở, đất phi nông nghiệp trước ngày 01/7/2024 mà

• Không có các giấy tờ về quyền sử dụng đất
• Có đăng ký thường trú tại vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn
• Được UBND cấp xã nơi có đất xác nhận không tranh chấp

Thì được cấp Giấy chứng nhận và không phải nộp tiền sử dụng đất. Diện tích đất được xác định khi cấp Giấy chứng nhận thực hiện theo quy định tại các trường hợp 1, 2, 3 và 4 nêu trên.

Trường hợp 6: Hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất ổn định vào mục đích thuộc nhóm đất nông nghiệp, nay được UBND cấp xã nơi có đất xác nhận không tranh chấp thì được cấp Giấy chứng nhận theo hình thức Nhà nước giao đất không thu tiền sử dụng đất đối với diện tích đất đang sử dụng mà:

• Không vượt quá hạn mức giao đất nông nghiệp cho cá nhân;
• Thời hạn sử dụng đất được tính từ ngày được cấp Giấy chứng nhận;
• Diện tích đất nông nghiệp còn lại (nếu có) phải được chuyển sang thuê đất của Nhà nước.

2. Trình tự, thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

2.1 Hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Theo Điều 28 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, đối với trường hợp đăng ký cấp Giấy chứng nhận lần đầu người sử dụng đất cần chuẩn bị:
– Đơn đăng ký cấp Giấy chứng nhận theo mẫu số 04/ĐK;

• Chứng từ đã thực hiện nghĩa vụ tài chính hoặc các giấy tờ liên quan tới việc được miễn, giảm nghĩa vụ tài chính về đất và tài sản gắn liền với đất;
• Trích đo bản đồ địa chính (nếu có);
• Giấy uỷ quyền (nếu uỷ quyền cho người khác nộp Sổ đỏ).

Ngoài ra các loại giấy tờ chính trên thì tuỳ thuộc vào nhu cầu mà người dân cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh theo từng trường hợp. 

2.1 Trình tự, thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Theo quy định tại điều 31, điều 36 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, thủ tục cấp Sổ đỏ lần đầu được quy định như sau:

Bước 1. Nộp hồ sơ

Căn cứ theo điểm a khoản 1 Điều 21 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, nơi nộp hồ sơ đối với trường hợp cấp Sổ đỏ lần đầu là Bộ phận Một cửa theo quy định của Uỷ ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh nơi có đất. Tuy nhiên, theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định 151/2025/NĐ-CP, chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã sẽ có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (hay còn gọi là Sổ đỏ) cho cá nhân trong nước, người Việt Nam định cư ở nước ngoài hay là công dân Việt Nam và cộng đồng dân cư từ ngày 01/7/2025.

Bước 2. Tiếp nhận hồ sơ

Trường hợp 1: Hồ sơ thiếu

Nếu hồ sơ vẫn còn thiếu hoặc giấy tờ chưa hợp lệ thì phải thông báo và hướng dẫn người nộp bổ sung hồ sơ.

Trường hợp 2: Hồ sơ đủ

Nếu hồ sơ đủ, cơ quan tiếp nhận hồ sơ, làm hẹn trả kết quả và chuyển hồ sơ đến UBND cấp xã.

Bước 3. Xác nhận hiện trạng đất

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, UBND xã thực hiện xác nhận hiện trạng của đất có hay không có nhà ở/công trình xây dựng và đất có đang bị tranh chấp hoặc dính quy hoạch hay không.

Ngoài xác nhận hiện trạng mảnh đất, UBND xã còn xác nhận các giấy tờ pháp lý liên quan tùy theo từng trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 33 Nghị định 101/2024/NĐ-CP

Bước 4. Đo đạc, xác minh bản trích đo địa chính

– Trường hợp đã có bản đồ địa chính: Cung cấp trích lục bản đồ địa chính

– Trường hợp chưa có bản đồ địa chính: Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện trích đo địa chính thửa đất hoặc kiểm tra lại bản trích đo địa chính do người sử dụng đất nộp.

– Thời gian thực hiện: không quá 05 ngày làm việc.

– Chi phí đo đạc: Do người sử dụng đất chi trả.

– Văn phòng đăng ký đất đai kiểm tra hồ sơ đăng ký; xác minh thực địa (nếu cần thiết) sau đó tiến hành xác nhận đủ hay không đủ điều kiện được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất vào đơn đăng ký.

Bước 5. Người nộp hồ sơ thực hiện nghĩa vụ tài chính

Trong bước này người dân chỉ cần lưu ý vấn đề sau:

– Các loại lệ phí phải nộp: Lệ phí cấp Giấy chứng nhận, tiền sử dụng đất (nếu có), lệ phí trước bạ, phí thẩm định hồ sơ (nếu có).

Trường hợp được miễn, giảm một trong những khoản lệ phí trên thì cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh được miễn, giảm nghĩa vụ tài chính đó.

– Khi nộp tiền xong thì phải giữ hóa đơn, chứng từ để xác nhận việc đã thực hiện nghĩa vụ tài chính và mang theo để xuất trình khi nhận Giấy chứng nhận.

Lưu ý: Chỉ được nhận Sổ khi đã nộp xong các khoản lệ phí, trừ trường hợp ghi nợ tiền sử dụng đất.

Bước 6. Trả kết quả và nhận lại Giấy chứng nhận  

3. Dịch vụ làm giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của chúng tôi

Với kinh nghiệm thực tiễn và đội ngũ chuyên gia pháp lý am hiểu sâu sắc về thủ tục đất đai, Luật Sunny cung cấp dịch vụ làm sổ đỏ (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất) trọn gói, hỗ trợ khách hàng trên toàn quốc.

Chúng tôi cung cấp:

• Tư vấn điều kiện, hồ sơ và quy trình cấp sổ đỏ lần đầu
• Dịch vụ tách thửa, hợp thửa, sang tên sổ đỏ
• Hoàn thiện hồ sơ pháp lý cho đất chưa có giấy tờ rõ ràng
• Hỗ trợ xin miễn/giảm nghĩa vụ tài chính (nếu đủ điều kiện)
• Đại diện làm việc với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

Liên hệ với Luật Sunny để được tư vấn chi tiết hơn về vấn đề này nhé.