Làm Sổ Đỏ Lần Đầu Cần Chữ Ký Của Những Ai 2024?

Việc làm sổ đỏ lần đầu là một thủ tục pháp lý quan trọng để khẳng định quyền sử dụng đất hoặc tài sản gắn liền với đất. Tuy nhiên, nhiều người thường bối rối về những ai cần ký tên để hoàn tất quy trình này. Điều này không chỉ đảm bảo quyền lợi của người sử dụng đất mà còn là yếu tố cần thiết để hồ sơ được phê duyệt đúng luật. Bài viết dưới đây LUẬT SUNNY sẽ giúp bạn hiểu rõ những ai cần ký tên, vai trò của họ trong thủ tục làm sổ đỏ, và các bước để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.

I. Làm sổ đỏ lần đầu là gì?

Luật Đất đai 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành có nhiều điều khoản quy định về cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu (cấp Sổ đỏ, Sổ hồng lần đầu) nhưng không có quy định giải thích thế nào là cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu. Mặc dù vậy, đều có cách hiểu thống nhất về cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu như sau:

Cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu là việc Nhà nước cấp chứng thư pháp lý để xác nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất hợp pháp của người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu tài sản khác gắn liền với đất.

Đối tượng được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu là thửa đất, tài sản gắn liền với đất chưa được cấp Giấy chứng nhận hoặc đã cấp nhưng trái quy định pháp luật.

Như vậy, mỗi thửa đất, tài sản gắn liền với đất chỉ được cấp 01 Giấy chứng nhận; nếu Giấy chứng nhận bị mất sẽ đề nghị cấp lại; nếu bị rách, hỏng, nhòe, ố sẽ tiến hành thủ tục cấp đổi.

II. Làm sổ đỏ lần đầu cần chữ ký của những ai?

Căn cứ vào Điều 28 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký lần đầu bao gồm Đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 04/ĐK. Trong mẫu đơn này, các đối tượng cần ký bao gồm người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất.  

• Người sử dụng đất là người có quyền sử dụng hợp pháp đối với thửa đất và cần ký vào đơn đăng ký để xác nhận việc yêu cầu cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. 
• Chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất cũng cần ký vào đơn vì tài sản này sẽ được ghi nhận trong Giấy chứng nhận, và việc ký của chủ sở hữu đảm bảo quyền lợi của họ liên quan đến tài sản này. 
• Người quản lý đất, nếu có, cũng phải ký vào đơn để xác nhận vai trò và trách nhiệm của mình trong việc quản lý thửa đất đó.

Trong trường hợp có nhiều người cùng sử dụng đất hoặc cùng sở hữu tài sản gắn liền với đất, tất cả các cá nhân này đều phải được kê khai tên và ký vào đơn đăng ký. Việc ký tên của tất cả các bên liên quan là cần thiết để đảm bảo sự đồng thuận và hợp pháp trong việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Điều này không chỉ giúp xác nhận quyền sở hữu rõ ràng mà còn ngăn ngừa các tranh chấp có thể phát sinh giữa các bên liên quan.

Việc yêu cầu chữ ký của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, và người quản lý đất, cùng với việc kê khai đầy đủ tên của các bên nếu có nhiều người cùng sở hữu hoặc sử dụng, giúp xác nhận sự đồng thuận và quyền lợi hợp pháp của tất cả các cá nhân liên quan. Điều này không chỉ giúp phòng ngừa tranh chấp và bảo vệ quyền sở hữu mà còn tăng cường tính minh bạch và công bằng trong quản lý và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, góp phần xây dựng hệ thống pháp lý vững chắc và tin cậy trong lĩnh vực đất đai.

III. Thủ tục làm sổ đỏ lần đầu như thế nào?

Theo Điều 21 Nghị định 101/2024/NĐ-CP và Quyết định 2124/QĐ-BTNMT, thủ tục cấp Giấy chứng nhận lần đầu được thực hiện qua các bước sau:

1.Thủ tục làm Sổ đỏ lần đầu trực tiếp

Bước 1. Nộp hồ sơ

Theo khoản 1 Điều 31 và điểm a khoản 1 Điều 21 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, hộ gia đình, cá nhân nộp 01 bộ hồ sơ nêu trên đến bộ phận một cửa theo quy định của UBND cấp tỉnh về thực hiện tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại cấp tỉnh, huyện, xã.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ, sau đó chuyển hồ sơ đến UBND cấp xã.

Bước 3: UBND cấp xã thực hiện

Xác nhận hiện trạng sử dụng đất có hay không có nhà ở và công trình xây dựng; tình trạng về tranh chấp.

Ngoài ra, căn cứ vào từng trường hợp cụ thể, UBND cấp xã xác nhận các nội dung sau:

• Trường hợp có giấy tờ về quyền sử dụng đất thì xác nhận đất sử dụng ổn định.
• Trường hợp không có giấy tờ về quyền sử dụng đất thì xác nhận nguồn gốc sử dụng đất và việc sử dụng đất ổn định.
• Trường hợp đề nghị công nhận cho mục đích phi nông nghiệp thì xác nhận sự phù hợp với quy hoạch.
• Trường hợp lấn chiếm hành lang bảo vệ an toàn công trình, chiếm lòng, lề đường,… thì xác nhận sự phù hợp với quy hoạch.
• Trường hợp lấn chiếm đất nông, lâm trường đã được nhà nước giao thì xác nhận sự phù hợp với quy hoạch lâm nghiệp đối với rừng phòng hộ, rừng đặc dụng,…

Khi xác nhận sự phù hợp quy hoạch thì UBND cấp xã xác nhận căn cứ theo quy hoạch có hiệu lực tại thời điểm được xác nhận.

Đồng thời, nếu người sử dụng đất có nhu cầu cấp Sổ đỏ thì thực hiện niêm yết công khai các nội dung xác nhận ở trên tại trụ sở Ủy ban nhân dân cấp xã, khu dân cư nơi có đất, tài sản gắn liền với đất trong thời gian 15 ngày, đồng thời thực hiện xem xét giải quyết các ý kiến phản ánh về nội dung đã công khai (nếu có).

Ngược lại, nếu không có nhu cầu cấp sổ đỏ thì chỉ thực hiện xác nhận các thông tin ở trên.

Bước 4: Kiểm tra, đo đạc, xác minh trích đo địa chính

Cơ quan chức năng quản lý đất đai cấp huyện thực hiện các công việc:

– Trích lục bản đồ địa chính (đối với nơi mà đã có bản đồ địa chính).

– Đối với nơi chưa có bản đồ địa chính và trong hồ sơ đăng ký cấp Giấy chứng nhận đã có mảnh trích đo thì đề nghị Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai (VPĐKĐĐ) kiểm tra, ký duyệt mảnh trích đo.

Nếu trong hồ sơ đăng ký chưa có mảnh trích đo thì đề nghị cho Chi nhánh VPĐKĐĐ thực hiện việc trích đo bản đồ địa chính.

Chi nhánh VPĐKĐĐ tiến hành kiểm tra, ký duyệt mảnh trích đo hoặc thực hiện trích đo bản đồ trong vòng 05 ngày làm việc tính từ ngày nhận được đề nghị của cơ quan quản lý đất đai cấp huyện (chi phí do người sử dụng đất trả).

– Nếu người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất có nhu cầu chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và công trình xây dựng mà không có giấy tờ quy định thì gửi văn bản lấy ý kiến của cơ quan có chức năng quản lý xây dựng cấp huyện về việc đủ điều kiện tồn tại nhà ở và công trình xây dựng đó.

Trong vòng không quá 03 ngày làm việc cơ quan quản lý về xây dựng cấp huyện phải trả lời bằng văn bản cho cơ quan quản lý đất đai.

– Kiểm tra về điều kiện được cấp Giấy chứng nhận đối với trường hợp người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất muốn cấp Giấy chứng nhận.

– Chuyển Thông báo xác nhận về kết quả đăng ký đất đai theo Mẫu số 03/ĐK được ban hành kèm theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP đến nơi nộp hồ sơ để trả cho người yêu cầu đăng ký đối với trường hợp không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận.

Đồng thời chuyển hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai để lập và cập nhật thông tin đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất vào hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai.

– Trường hợp đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận thì gửi Phiếu chuyển thông tin để xác định nghĩa vụ tài chính theo Mẫu số 12/ĐK được ban hành kèm theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP đến cơ quan thuế để xác định và thông báo thu nghĩa vụ tài chính người sử dụng đất.

Đồng thời chuyển hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai để lập và cập nhật thông tin đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất vào hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai.

Bước 5: Người có nhu cầu thực hiện nghĩa vụ tài chính

Trong bước này người dân chỉ cần lưu ý vấn đề sau:

– Khi nhận được thông báo của chi cục thuế thì hộ gia đình, cá nhân có nghĩa vụ đóng các khoản tiền theo thông báo như: Lệ phí cấp Giấy chứng nhận, tiền sử dụng đất (nếu có), lệ phí trước bạ, phí thẩm định hồ sơ (nếu có).

– Khi nộp tiền xong thì giữ hóa đơn, chứng từ để xác nhận việc đã thực hiện nghĩa vụ tài chính và xuất trình khi nhận Giấy chứng nhận.

Lưu ý: Chỉ được nhận Giấy chứng nhận khi đã nộp xong các khoản tiền, trừ trường hợp ghi nợ tiền sử dụng đất.

Bước 6: Trả kết quả

Theo Điều 36 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, sau khi nhận được thông báo về việc hoàn thành nghĩa vụ tài chính/được ghi nợ nghĩa vụ tài chính, trừ trường hợp Nhà nước cho thuê đất trả tiền hàng năm, cơ quan quản lý đất đai cấp huyện thực hiện:

– Lập tờ trình theo Mẫu số 09/ĐK ban hành kèm theo Nghị định 101/2024/NĐ-CP trình UBND cấp huyện ký Giấy chứng nhận.

Trường hợp thuê đất thì trình UBND cấp huyện ký quyết định cho thuê đất, ký Giấy chứng nhận; và thực hiện ký hợp đồng thuê đất.

– Chuyển Giấy chứng nhận, hợp đồng thuê đất (nếu thuộc trường hợp thuê đất) cho cơ quan tiếp nhận hồ sơ để trao cho người sử dụng đất.

– Chuyển hồ sơ cùng bản sao Giấy chứng nhận đã cấp đến VPĐKĐĐ để cập nhật và chỉnh lý hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai.

2.Thủ tục làm Sổ đỏ lần đầu online

Bước 1: Nộp hồ sơ

Đối với những tỉnh có Cổng dịch vụ công trực tuyến, người sử dụng đất nộp hồ sơ qua Cổng dịch vụ công của địa phương mình.

Lưu ý, hồ sơ nộp phải được số hoá từ bản chính/bản sao giấy tờ đã được công chứng, chứng thực.

Theo khoản 3 Điều 48 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, người sử dụng đất nhập thông tin vào Đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất điện tử đã được xác định trên Cổng dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh.

Đồng thời, đính kèm hồ sơ, tài liệu theo từng trường hợp ở trên.

Bước 2: Giải quyết hồ sơ

Sau khi nộp, hệ thống tiếp nhận sẽ gửi phản hồi kết quả tiếp nhận cho người yêu cầu đăng ký qua một trong các hình thức: Cổng dịch vụ công (quốc gia hoặc cấp tỉnh) hoặc email hoặc phương tiện điện tử khác.

Cơ quan tiếp nhận, giải quyết hồ sơ có trách nhiệm thực hiện các trình tự, thủ tục hành chính về đất đai theo quy định, tương tự như đối với trường hợp nộp trực tiếp nêu trên.

Bước 3: Người sử dụng đất hoàn thành nghĩa vụ tài chính

– Trường hợp hồ sơ hợp lệ, người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất có trách nhiệm hoàn thành nghĩa vụ tài chính;

– Người sử dụng đất có thể nộp các khoản thuế, phí, lệ phí theo một trong hai hình thức:

• Trực tiếp; 
• Trực tuyến thông qua chức năng thanh toán của Cổng dịch vụ công.

Bước 4: Trả kết quả

Kết quả đăng ký quyền sử dụng đất lần đầu được trả theo khoản 5 Điều 21 Nghị định 101/2024/NĐ-CP tại:

– Cơ quan tiếp nhận hồ sơ; hoặc

– Qua dịch vụ bưu chính công ích; hoặc

– Địa điểm theo yêu cầu đối với trường hợp tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục đăng ký đất đai, tài sản khác gắn liền với đất.

* Lưu ý: Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không trả kết quả giải quyết hồ sơ theo đúng quy định về thời gian thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ, giải quyết thủ tục gửi thông báo bằng văn bản hoặc qua Cổng dịch vụ công hoặc qua tin nhắn SMS cho người yêu cầu và nêu rõ lý do.

(Tính đến thời điểm hiện tại thủ tục làm Sổ đỏ lần đầu online vẫn chưa được địa phương nào áp dụng).

3. Thời gian giải quyết

Theo khoản 1 và khoản 10 Điều 22 Nghị định 101/2024/NĐ-CP, thời gian giải quyết được quy định như sau:

– Đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu là không quá 20 ngày làm việc và cấp Giấy chứng nhận lần đầu là không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ.

– Đối với các mã ở miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn thì tăng thêm 10 ngày làm việc.

– Thời gian trên không tính thời gian cơ quan thẩm quyền xác định nghĩa vụ tài chính, thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính, thời gian xem xét xử lý trường hợp đất có vi phạm pháp luật, thời gian trưng cầu giám định, niêm yết công khai, đăng tin trên phương tiện thông tin đại chúng, thời gian để thực hiện thủ tục chia thừa kế…

IV. Một số lưu ý khi làm sổ đỏ lần đầu gồm những gì?

Thứ nhất, cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác. Hồ sơ yêu cầu bao gồm: Đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo mẫu quy định; bản sao giấy tờ tùy thân của các bên liên quan; các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất như hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, hoặc thừa kế. Mọi thông tin trên hồ sơ cần phải chính xác và đồng nhất với các giấy tờ pháp lý liên quan để tránh tình trạng bị trả lại hồ sơ hoặc phải chỉnh sửa nhiều lần.

Thứ hai, cần chú ý đến việc xác định đúng quyền sử dụng đất và các tài sản gắn liền với đất. Trong trường hợp đất đai hoặc tài sản gắn liền với đất có nhiều người cùng sở hữu hoặc sử dụng, tất cả các bên liên quan phải ký tên vào đơn đăng ký và cung cấp các giấy tờ liên quan chứng minh sự đồng thuận của họ. Điều này không chỉ giúp đảm bảo tính pháp lý của Giấy chứng nhận mà còn bảo vệ quyền lợi của tất cả các bên trong quá trình cấp sổ đỏ.

Thứ ba, cần xác minh nguồn gốc đất đai. Trước khi nộp hồ sơ, nên kiểm tra kỹ lưỡng nguồn gốc của thửa đất, đảm bảo rằng đất không bị tranh chấp, kê khai đúng mục đích sử dụng, và không có các ràng buộc pháp lý như thế chấp hoặc quy hoạch. Điều này giúp tránh rủi ro pháp lý và tạo điều kiện thuận lợi cho việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Thông thường, thời gian cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng tùy thuộc vào độ phức tạp của hồ sơ và tình trạng thực tế của thửa đất. Do đó, việc nắm bắt quy trình và thời gian dự kiến sẽ giúp chuẩn bị tâm lý và có kế hoạch hợp lý trong quá trình chờ đợi.

Việc làm sổ đỏ lần đầu tuy có nhiều thủ tục nhưng là yếu tố cần thiết để đảm bảo quyền sử dụng đất hợp pháp. Nếu gặp khó khăn, bạn có thể liên hệ cơ quan chức năng hoặc sử dụng dịch vụ hỗ trợ pháp lý chuyên nghiệp của LUẬT SUNNY để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng.