HƯỚNG DẪN THỦ TỤC THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY LUẬT, VĂN PHÒNG LUẬT SƯ MỚI NHẤT.

HƯỚNG DẪN THỦ TỤC THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY LUẬT, VĂN PHÒNG LUẬT SƯ MỚI NHẤT.

Người đại diện theo pháp luật của tổ chức hành nghề luật sư (bao gồm Công ty luật và Văn phòng luật sư) là người chịu trách nhiệm cao nhất trước pháp luật, khách hàng và cơ quan quản lý nhà nước về toàn bộ hoạt động của tổ chức. Do đặc thù ngành nghề kinh doanh có điều kiện, việc thay đổi nhân sự nắm giữ vị trí này không chỉ đơn thuần là thủ tục nội bộ mà phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật Luật sư và hướng dẫn mới nhất tại Quyết định số 1852/QĐ-BTP của Bộ Tư pháp.

Bài viết dưới đây của Luật Sunny sẽ phân tích toàn diện từ điều kiện, hồ sơ, quy trình thực hiện cho đến những rủi ro pháp lý cần lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của tổ chức hành nghề luật sư.

1. Người đại diện theo pháp luật của Tổ chức hành nghề Luật sư là ai?

Trước khi tìm hiểu thủ tục, cần xác định rõ chức danh người đại diện theo pháp luật tương ứng với từng loại hình tổ chức theo quy định của Luật Luật sư:

–        Đối với Văn phòng luật sư (VPLS): Người đại diện theo pháp luật là Trưởng văn phòng luật sư. VPLS do một luật sư thành lập và làm chủ sở hữu (loại hình doanh nghiệp tư nhân).

–        Đối với Công ty luật TNHH Một thành viên: Người đại diện là Giám đốc công ty (đồng thời là luật sư chủ sở hữu).

–        Đối với Công ty luật TNHH Hai thành viên trở lên: Người đại diện là Giám đốc hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên (do Hội đồng thành viên bầu và quy định cụ thể tại Điều lệ công ty).

–        Đối với Công ty luật Hợp danh: Người đại diện thường là Giám đốc công ty (phải là một trong các luật sư thành viên hợp danh).

2. Điều kiện để trở thành Người đại diện theo pháp luật mới

Cơ quan có thẩm quyền (Sở Tư pháp) sẽ kiểm tra rất kỹ điều kiện năng lực hành vi và chứng chỉ hành nghề của nhân sự mới. Cụ thể, người dự kiến thay thế phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn sau:

2.1. Tiêu chuẩn chung theo Luật Luật sư

–        Phải là Luật sư đang hành nghề hợp pháp tại Việt Nam (có Thẻ Luật sư còn hiệu lực).

–        Không trong thời gian bị xử lý kỷ luật, bị tước quyền sử dụng Thẻ Luật sư hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

–        Có đủ năng lực hành vi dân sự và đạo đức nghề nghiệp tốt.

2.2. Điều kiện riêng theo từng loại hình tổ chức

–        Tại Văn phòng luật sư: Luật sư mới phải là người nhận chuyển nhượng hoặc tiếp quản lại VPLS từ Trưởng văn phòng cũ (trong trường hợp chuyển nhượng, thừa kế) và phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với mọi nghĩa vụ của văn phòng.

–        Tại Công ty luật TNHH Một thành viên: Phải là người nhận chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp (chủ sở hữu mới).

–        Tại Công ty luật TNHH Hai thành viên trở lên / Công ty luật Hợp danh: Nhân sự mới bắt buộc phải là thành viên góp vốn hoặc thành viên hợp danh hiện hữu của công ty, được Hội đồng thành viên bầu chọn thông qua biên bản họp hợp lệ.

3. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật gồm những gì?

Căn cứ theo hướng dẫn cải cách thủ tục hành chính tại Quyết định 1852/QĐ-BTP, hồ sơ được chia làm hai nhóm đối tượng chính nhằm đơn giản hóa giấy tờ:

3.1. Hồ sơ đối với Văn phòng luật sư và Công ty luật TNHH Một thành viên

Do tính chất chuyển giao quyền sở hữu từ một cá nhân sang một cá nhân khác, hồ sơ bao gồm:

–        Giấy đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật (Theo mẫu quy định của Bộ Tư pháp).

–        Văn bản thỏa thuận chuyển giao/tiếp quản: Đây là văn bản ghi nhận sự thỏa thuận giữa người đại diện theo pháp luật cũ và người đại diện theo pháp luật mới về việc kế thừa, thực hiện các quyền, nghĩa vụ, hợp đồng dịch vụ pháp lý đã ký với khách hàng và nghĩa vụ thuế với nhà nước (Nộp bản chính hoặc bản sao điện tử được chứng thực).

–        Thẻ Luật sư của người đại diện mới (Bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu).

–        Giấy đăng ký hoạt động (Bản gốc) của VPLS hoặc Công ty luật cũ để thu hồi và cấp mới.

3.2. Hồ sơ đối với Công ty luật TNHH Hai thành viên trở lên và Công ty luật Hợp danh

–        Đối với mô hình nhiều thành viên, hồ sơ mang tính chất ghi nhận quyết định tập thể:

–        Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động (Thay đổi người đại diện theo pháp luật).

–        Quyết định bằng văn bản của Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật (Do Chủ tịch hội đồng ký).

–        Biên bản họp của Hội đồng thành viên (Ghi rõ tỷ lệ biểu quyết thông qua, danh sách thành viên tham dự).

–        Bản sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty luật (Nếu việc thay đổi người đại diện dẫn đến thay đổi thông tin trong điều lệ).

–        Thẻ Luật sư của người đại diện theo pháp luật mới (Bản sao chứng thực).

–        Giấy đăng ký hoạt động (Bản gốc).

4. Quy trình, thủ tục thay đổi tại Sở Tư pháp chi tiết từng bước

Để thực hiện thủ tục thành công và nhanh chóng, tổ chức hành nghề luật sư cần triển khai theo quy trình 3 bước chuẩn hóa sau:

Bước 1: Họp nội bộ & Soạn thảo hồ sơ 

Bước 2: Nộp hồ sơ lên Sở Tư pháp (Trong 10 ngày)

Bước 3: Nhận kết quả Giấy đăng ký hoạt động mới (Sau 05 ngày làm việc)

Cụ thể:

Bước 1: Tổ chức họp nội bộ và hoàn thiện hồ sơ

Đối với CTL nhiều thành viên: Triệu tập họp Hội đồng thành viên, lấy phiếu biểu quyết (phải đạt tỷ lệ thông qua theo Điều lệ công ty).

Soạn thảo đầy đủ các biểu mẫu, chuẩn bị văn bản thỏa thuận nghĩa vụ (đối với VPLS) và thực hiện sao y chứng thực các giấy tờ cá nhân liên quan.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền

Cơ quan tiếp nhận: Sở Tư pháp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức đặt trụ sở chính.

Thời hạn nộp: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi người đại diện, tổ chức phải thực hiện nộp hồ sơ. Chậm trễ quá thời hạn này có thể bị xử phạt hành chính.

Phương thức nộp:

Cách 1: Nộp trực tiếp tại bộ phận Một cửa của Sở Tư pháp hoặc Trung tâm Phục vụ Hành chính công cấp tỉnh.

Cách 2: Gửi dịch vụ bưu chính công ích.

Cách 3: Nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công của tỉnh/thành phố (Áp dụng đối với hồ sơ đã được số hóa, ký số).

Bước 3: Xem xét giải quyết và trả kết quả

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp có trách nhiệm cấp lại Giấy đăng ký hoạt động cho công ty luật/văn phòng luật sư với thông tin người đại diện theo pháp luật mới.

Trường hợp hồ sơ thiếu sót hoặc không hợp lệ, Sở Tư pháp phải thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do và hướng dẫn bổ sung, sửa đổi.

5. Dịch vụ tư vấn thay đổi người đại diện theo pháp luật tại Luật Sunny

Thủ tục hành chính tại Sở Tư pháp tuy đã được đơn giản hóa theo Quyết định 1852/QĐ-BTP nhưng vẫn đòi hỏi sự chuẩn xác tuyệt đối về mặt văn bản để tránh bị trả hồ sơ, kéo dài thời gian làm ảnh hưởng đến tiến độ ký kết hợp đồng của công ty.

Với thế mạnh là đơn vị tư vấn doanh nghiệp hàng đầu, Luật Sunny cung cấp dịch vụ trọn gói bao gồm:

–        Tư vấn toàn diện điều kiện pháp lý của người đại diện mới.

–        Soạn thảo Biên bản họp, Quyết định, Giấy đề nghị, Văn bản thỏa thuận chuyển giao nghĩa vụ chuẩn pháp lý.

–        Đại diện khách hàng nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ và nhận kết quả tại Sở Tư pháp.

–        Hỗ trợ miễn phí tư vấn các thủ tục về Thuế, Ngân hàng, Khắc dấu (nếu có) sau khi thay đổi.